Viestintä Ruuti Oy – Asiakastarina

Lahtelainen viestintätoimisto Viestintä Ruuti Oy on kasvanut viidessä vuodessa yhden naisen yrityksestä viiden hengen dynaamiseksi tiimiksi ja freelancereiden verkostoksi. Toimitusjohtaja Riina Kruut kertoo, miten kasvun keskellä opitaan sietämään keskeneräisyyttä, ja miksi varmuus yrityksen avainluvuista on yrittäjälle arvokasta.

Viestintä Ruuti on sisältömarkkinointi- ja viestintätoimisto, joka auttaa asiakkaitaan jatkuvan markkinointiviestinnän toimenpiteissä aina suunnittelusta toteutukseen sekä kouluttaa organisaatioita kohti parempaa viestintäosaamista. Repertuaariin kuuluu mm. sosiaalinen media, asiantuntijabrändäys, koulutukset ja strateginen viestintäsuunnittelu. Asiakkaita palvelee tiimi, jossa jokaisella on omat vastuualueensa ja asiakkuutensa. Riina itse johtaa orkesteria hyvällä energialla.

"Mähän luonnollisesti toimitusjohtajana oon vähän semmonen joka paikan höylä. Hoidan meidän yrityksen hallinnollista puolta, hoidan asiakkuuksia ja yritän resursoida tiimiä, että kuka voi tehdä missäkin asiakkuudessa mitäkin. Teen myös paljon koulutuksia, joissa aiheena ovat muun muassa some, viestintä, asiantuntijabrändit ja tekoäly."

Riina Kruut, toimitusjohtaja, Viestintä Ruuti Oy

Post-it-lappuja löytyi "ympäri kyliä"

Kun Riina aloitti täysipäiväisenä yrittäjänä vuonna 2021, arki alkoi pian näyttää monelle pienyrittäjälle tutulta: epäselviä Excel-taulukoita, PowerPoint-slideja, Word-dokumentteja ja post-it-lappuja. Myös erilaiset asiakkuudet ja hallinnollinen pyöritys söivät aikaa varsinaiselta työltä.

"Erilaiset asiakkuudet ja laskutukselliset rakenteet aiheutti haasteita pysyä perässä tuntikirjauksissa. Mitä enemmän asiakkuuksia ja projekteja tuli, sitä enemmän kaipasin hallinnan tunnetta ja varmuutta numeroista."

Riina löysi ratkaisun verkostoitumisryhmän kautta, jossa hän tutustui Hailerin Juhani Yli-Karjanmaahan. Aluksi kyse oli yksinkertaisesta tarpeesta: saada kaikki asiakkuustiedot yhteen paikkaan ja tuntikirjaukset järjestykseen. Nyt kun tiimissä on viisi henkilöä, freelancereita ja useissa asiakkuuksissa on erilaiset kokonaisuudet, laskutusmallit ja- aikataulut, hallittavaa on moninkertaisesti ja siinä Hailer on ollut työkalu paikallaan.

"Jos minulla ei olisi ylhäällä yhdessä paikassa selvästi, kuka on työskennellyt missäkin projektissa ja asiakkuudessa minkäkin verran, en pystyisi mitenkään järkevästi luovimaan laskutuksien kanssa."

Tiimiläiset kirjaavat kuukausittain jokaisen asiakkuuden kohdalle käytetyt tunnit ja tehdyt työt. Jos asiakkaan on tarve selvittää laskutuksellisia yksityiskohtia, Riina voi palata asiakaskorttiin ja näyttää tarkalleen, mitä on tehty. Se on tärkeä turva sekä yritykselle että asiakkaalle.

Sisäpiirin juttuja ja kommunikointia

Yhteiset työkalut rakentavat myös sisäistä kulttuuria. Viestintä Ruutin tiimin sisäisiä tuntikirjauksia lukiessa törmää välillä merkintöihin, jotka kertovat arjesta enemmän kuin numerot. Kuten vaikka pilke silmäkulmassa tehty kirjaus "mental breakdown" sisäisten tuntien kohdalla.

Riina kertoo hyödyntävänsä automaattisesti syntyviä asiakkuuksien keskusteluikkunoita sisäisen kommunikoinnin lisäksi myös omiin muistiinpanoihin. Jos asiakkuudessa muuttuvat laskutustiedot, vastuuhenkilöt tai vaikkapa somekanavien salasanat, ne voidaan kirjata helposti asiakkaan tietoihin joko kortille tai keskusteluikkunaan. Asioita ei tarvitse muistaa, sillä kaikki asiakkuuksiin liittyvä löytyy aina yhdestä ja samasta paikasta.

Yksi konkreettisimmista muutoksista Hailerin käytön aloittamisen jälkeen on ollut se, että Riinan ei tarvitse olla jatkuvasti varmistelemassa ja tarkistelemassa tiimikavereilta, että oliko sovitut asiat asiakkuuksissa edistyneet.

"Mä näen kirjauksista, onko työ tehty vai ei. Voin olla rauhallisin mielin, kun tiedän, että tiimiläiset kirjaavat asiat eikä mun tarvitse olla kyselemässä perään itse."

Tekoäly on hyvä työkalu, mutta ihmiset tekevät sisällön

Tänä päivänä tekoäly koskettaa kaikkia toimialoja ja viestintäalalla tekoälykeskustelu on arkipäivää. Ruutilaiset suhtautuvat siihen pragmaattisesti. Heille tekoäly on hyvä sparrailuun, jäsentämiseen ja prosessien tehostamiseen, mutta sisältö syntyy aina ihmisistä.

"Me tehdään työssämme luovat viestinnälliset ratkaisut tosi ihmislähtöisesti. Asiakkaat haluavat ihmisen tuottamaa sisältöä, ja onhan se luova ideointi myös työn paras puoli. Meidän täytyy perustella asiakkaillemme usein sitä, miten ja minkälaisissa tilanteissa tekoälyä hyödynnetään."

Ikuinen siirtymävaihe ja valoisat näkymät

Viestintä Ruuti on investoinut kasvuun parin viime vuoden ajan ja tiimin sisäinen vitsi kertoo paljon: me ollaan oltu "siirtymävaiheessa" viimeiset neljä vuotta.

"Me aina joka ikisessä viikkopalaverissa sanotaan toisillemme, että vaikka ei jaksais, niin muistakaa vaan jaksaa — kun päästään tämän siirtymävaiheen yli, niin hommat helpottaa."

Riina uskoo, että taloudellisesti vaikeassa ajassa kasvaminen on rakentanut vahvan pohjan. Kun nousukausi joskus alkaa, Viestintä Ruuti on vahvoilla. Tiimin kasvaessa prosessien ja raportoinnin merkitys vain korostuu, eikä kaikki voi olla yhden ihmisen varassa. Konkreettinen esimerkki löytyy viime kesältä, kun lomakausi venyi kesäkuusta syyskuuhun ja kolmen kuukauden ajan tiimin resursointi vaihteli asiakkuuksissa paljon ja pitkän aikaa. Tänä kesänä hommat hoituvat paremmin, koska siitä opittiin. Neuvoksi yrittäjäkollegoille Riina sanookin, että:

"Hyväksy, että olet jatkuvassa muutoksessa. Yrittäjälle ei tule sellaista tilannetta, että kohta mennään ihan tasaisesti ja mukavasti. Ota aikaa edes vähän strategiatyölle ja mieti isoja linjoja, että miten tästä tehdään helpompaa tulevaisuudessa. Ja luota siihen, että arki kantaa."

Osa tiimiä, ei ulkoinen kumppani

Viestintä Ruutin kilpailuvaltti ei ole työkaluissa tai prosesseissa, vaan tavassa tehdä työtä.

"Me ei olla ikinä pelkkä ulkoinen kumppani. Kun meistä tulee yhteistyökumppaneita, meistä tulee aina osa asiakkaan tiimiä. Meitä aidosti kiinnostaa oppia uutta, ja me rakastetaan etenkin kaikkia lakisääteisiä ja reguloituja toimialoja. On parasta pohtia, miten voidaan viestiä ymmärrettävästi, mutta kiinnostavasti asiakkaamme kohdeyleisöille."

Jotta työtä voidaan tehdä täydellä fokuksella ja olla osa asiakkaan arkea, täytyy omien kirjausten olla kunnossa. Jokainen asiakas, jokainen projekti ja jokainen lasku täytyy löytyä varmasti ja helposti — Viestintä Ruutilta ne löytyvät Hailerista.

Viestintä Ruuti Oy | Lahti | viestintaruuti.fi | Hailerin asiakas vuodesta 2021

← Takaisin kaikkiin tarinoihin